Staj Defteri Nasıl Doldurulur? Örneklerle Adım Adım

Staj defteri, staj süresince yaptığın çalışmaları gün gün kaydettiğin ve stajının kabul edilmesi için bölümüne teslim ettiğin belgedir. Defterin eksik ya da özensiz doldurulması, stajının kabul edilmemesine yol açabilir.

Bölümünün staj komisyonu, defterine bakarak stajda hangi işlere katıldığını ve alanınla ilgili neler öğrendiğini değerlendirir. Bu yüzden kısa ama somut raporlar, uzun ve genel cümlelerden daha değerlidir.

Bu rehberde staj defterini doldururken dikkat etmen gerekenleri ve örnek sayfaları bulacaksın.

Stajına başlamadan önce sigorta sürecini de öğrenmek istersen zorunlu stajda sigorta kurallarını anlatan rehberimize göz at.

Staj defterinde genellikle beş temel bölüm bulunur:

• Öğrenci ve staj yeri bilgileri: adın, öğrenci numaran ve bölümün; kurumun adı, adresi ve staj tarihlerin.
• Staj yapılan birimin tanıtımı: kurumun faaliyet alanı, organizasyon yapısı ve çalıştığın birimin görevleri.
• Günlük çalışma raporları: her iş günü için bir sayfa; o gün yaptığın iş, kullandığın araçlar ve öğrendiklerin.
• Staj yeri yetkilisinin imzası ve kaşesi: rapor sayfalarının staj yerince onaylandığını gösterir.
• Staj sonu değerlendirme bölümü: yetkilinin devam durumunu ve çalışmanı değerlendirdiği kısım; bazı üniversitelerde ayrı bir form olarak teslim edilir.

Staj defteri, staj öncesinden teslime kadar beş adımda doldurulur: yönergeyi oku, ilk gün birim tanıtımı notlarını al, her gün kısa not tut, hafta sonunda gözden geçir, sonunda imzalat ve teslim et.

1. 1

   Staj başlamadan yönergeyi oku

   Bölümünün staj yönergesinden defterin formatını, el yazısı ya da bilgisayar tercihini, istenen sayfa sayısını ve teslim tarihini öğren. Defteri ya da bölümünün şablonunu stajdan önce hazırla.
2. 2

   İlk gün birim tanıtımı için not al

   Kurumun faaliyet alanını, organizasyon yapısını ve çalıştığın birimin görevlerini not et. Emin olmadığın bilgileri birim sorumlusuna sor; bu notlar tanıtım sayfalarının temelini oluşturur.
3. 3

   Her gün kısa not tut

   Gün bitmeden yaptığın işi, kullandığın aracı, öğrendiğini ve karşılaştığın sorunu birkaç maddeyle yaz. Telefonundaki not uygulaması bile yeterli; önemli olan aynı gün kaydetmek.
4. 4

   Her haftanın sonunda gözden geçir

   Haftanın notlarını deftere temize çek, eksik kalan ayrıntıları aynı hafta içinde tamamla, teknik terimleri ve yazım hatalarını kontrol et. Yönergen sayfaların düzenli imzalanmasını istiyorsa imzaları bu aşamada al.
5. 5

   Staj sonunda onayları tamamla ve teslim et

   Son haftada tüm sayfalarda imza ve kaşe olduğunu kontrol et, eksikleri yetkiliye tamamlat, değerlendirme bölümünün doldurulmasını sağla ve defteri bölümünün belirttiği tarihe kadar teslim et.

Günlük rapor, o gün yaptığın işi okuyan birinin kolayca anlayabileceği kadar somut yazılır. Her günlük raporda şu dört soruya cevap ver:

1. 1

   O gün hangi işi yaptın?

   Birimi ve işi adıyla yaz: “raporlara yardım ettim” yerine “haftalık satış raporunun tablolarını hazırladım” gibi.

2. 2

   Bu işi nasıl yaptın, hangi araçları kullandın?

   Kullandığın programı, cihazı, belgeyi ya da yöntemi belirt: Excel, AutoCAD, osiloskop, anket formu gibi.

3. 3

   Ne öğrendin?

   Yeni öğrendiğin bir kavramı kısaca açıkla ya da derste gördüğün bir bilgiyle bağ kur.

4. 4

   Karşılaştığın sorun neydi ve nasıl çözdün?

   Her gün büyük bir sorun çıkmayabilir. Küçük bir aksaklığı ve nasıl ilerlediğini yazman yeterli.

Örnek günlük rapor: endüstri mühendisliği

Bu kısa rapor işi (haftalık üretim çizelgesi), aracı (Excel) ve somut bir tespiti (iki numaralı hattaki verim düşüşünün kaynağı) açıkça gösteriyor. Kendi raporunda bu tespitten ne öğrendiğini ve sorunla ilgili hangi adımın atıldığını birer cümleyle eklersen dört sorunun hepsini yanıtlamış olursun.

Aşağıdaki örnekler, aynı dört soru düzeninin farklı bölümlerde nasıl uygulandığını gösteriyor. Kendi raporunu yazarken işi, aracı ve tespiti kendi gününe göre değiştir; örnek cümleleri olduğu gibi kopyalama.

Bilgisayar mühendisliği: yazılım ekibi

İşletme: pazarlama birimi

Online staj: Türk Hava Yolları modülü

Online staj yapıyorsan da aynı düzeni kullanabilirsin. Aşağıdaki kayıt örneği kurgusaldır; Türk Hava Yolları online staj modülünde (Online Kanal Geliştirme) Persona Oluşturma adımına (Modül 3) gelen bir öğrencinin tutabileceği notları gösteriyor.

Zayıf bir günlük rapor her güne uyacak kadar genel kalır; güçlü bir rapor ise işi, aracı, öğrenileni ve sorunun çözümünü somut olarak anlatır. Aynı muhasebe stajı gününün iki farklı anlatımını karşılaştır:

Günlük rapor şablonu, her iş günü için aynı başlıkları doldurmanı sağlayan hazır bir sayfa düzenidir. Aşağıdaki şablonu kopyalayıp bilgisayarına ya da not uygulamana yapıştırabilir, her gün başlıkların altını doldurabilirsin.

STAJ DEFTERİ – GÜNLÜK ÇALIŞMA RAPORU

Tarih: ____________    Gün no: ____________

Çalışılan birim:
(Örn. üretim planlama birimi, yazılım ekibi, muhasebe birimi)
____________________________

Yapılan iş:
(O gün hangi işi yaptın? Ana işi adıyla yaz.)
____________________________
____________________________
____________________________

Kullanılan araç ve yöntemler:
(Bu işi nasıl yaptın? Program, cihaz, belge ya da yöntemi belirt.)
____________________________
____________________________

Öğrendiklerim:
(Yeni bir kavram, beceri ya da süreç; derste gördüğün bir bilgiyle bağ kur.)
____________________________
____________________________

Karşılaşılan sorun ve çözüm:
(Nerede zorlandın, nasıl çözdün ya da kime danıştın?)
____________________________
____________________________

STAJ YERİ YETKİLİSİ ONAYI
Yetkilinin adı soyadı ve unvanı: ____________
İmza: ____________
Kaşe: ____________

Bölümünün kendine ait bir defter formatı varsa başlıkları o formata taşı. Şablon, o gün neyi yazman gerektiğini unutmaman için bir kontrol listesi gibi çalışır.

Aynı şablonu staj defteri dışında da kullanabilirsin: Üretken Akademi'nin yapay zeka ve oyun geliştirme programlarında tamamladığın görevleri, haftalık mentor buluşmalarından çıkan notları ve hackathon çalışmalarını bu başlıklarla kaydedersen, program boyunca CV'nde anlatabileceğin somut bir arşivin olur.

Staj yeri ve birim tanıtımı şablonu

Defterin giriş sayfalarında staj yaptığın kurumu ve çalıştığın birimi tanıtırsın. Bu sayfaları ilk hafta içinde, aşağıdaki başlıklara göre doldurabilirsin:

GİRİŞ SAYFALARI – STAJ YERİ VE BİRİM TANITIMI

Kurumun adı ve faaliyet alanı:
(Sektörü, sunduğu ürün ya da hizmetler ve kısa tarihçesi)
____________________________
____________________________

Organizasyon yapısı:
(Ana birimler ve staj yaptığın birimin bu yapıdaki yeri)
____________________________
____________________________

Birimin görevleri:
(Birimin yürüttüğü işler ve birlikte çalıştığı diğer birimler)
____________________________
____________________________

Kullanılan araç ve ekipmanlar:
(Birimde kullanılan başlıca yazılımlar, cihazlar ya da standartlar)
____________________________

Stajdaki rolüm:
(Staj boyunca katılacağın işler ve bağlı çalıştığın kişinin unvanı)
____________________________

Staj defteri doldururken yapılan hatalar; raporları sonradan toplu yazmak, günleri birbirinin kopyasına çevirmek, teknik terimleri yanlış kullanmak, imza ve kaşeyi eksik bırakmak ve istenen sayfa sayısına uymamaktır. Her birinden nasıl kaçınacağın aşağıda:

• Günlük raporları staj bittikten sonra toplu yazmak. Ayrıntılar unutulur ve raporlar genel cümlelere döner. Her gün birkaç satır not al.
• Her güne aynı cümleleri yazmak. Tekrar eden raporlar, stajda ne yaptığının anlaşılmasını zorlaştırır. Aynı işi yaptığın günlerde bile farklı bir adımı, sorunu ya da öğrendiğin şeyi yaz.
• Teknik terimleri yanlış kullanmak. Emin olmadığın bir terimi ders notlarından kontrol et ya da birim sorumlusuna sor.
• İmza ve kaşeyi eksik bırakmak. İmzasız ya da kaşesiz sayfalar kabul edilmeyebilir. Onayları stajın son gününe bırakmadan yetkiliyle planla.
• Bölümün istediği sayfa sayısına uymamak. Eksik ya da gereğinden uzun bir defter geri gönderilebilir. Yönergedeki sayfa ve gün sayısını en başta not et.

Online staj programlarında da her gün yaptığın görevi, kullandığın aracı ve öğrendiğini aynı düzende kaydedebilirsin. Üretken Akademi modüllerinde tamamladığın görevler ve teslim ettiğin çıktılar, defterini doldururken kaynak olarak kullanılabilir.

Üretken Akademi'deki online staj modülleri tamamen online ve esnek zamanlıdır; her modül Oryantasyon, Yetkinlik Eğitimleri, Departman Görevleri ve Bitirme Projesi aşamalarıyla ilerler. Bu aşamalar kayıt tutmayı kolaylaştırır:

Tamamladığın modül için aldığın şirket onaylı sertifikayı ve bitirme projeni CV'nde nasıl anlatacağını öğrenci CV'si hazırlama rehberinde bulabilirsin. Hangi alanda deneyim kazanmak istediğine karar vermek için tüm online staj modüllerini incele.

Üretken Akademi'nin iki programında tamamladığın çalışmalar da aynı düzene oturur: İş'te Yapay Zeka'daki staj simülasyonu görevleri ve haftalık mentor buluşmalarından çıkan notlar ya da GameUP Türkiye'deki bootcamp ve hackathon çıktıları, “yapılan iş, kullanılan araç, öğrenilen” başlıklarıyla kaydedilebilir. Programlar zorunlu stajın yerine geçmez; buradaki amaç defterine ve CV'ne yazacak somut deneyim biriktirmek.